Van der Meijs bedrijven B.V. (en al haar werkmaatschappijen hierna gezamenlijk te noemen van der Meijs)
Raam 18
5422 WX Gemert
0800-5500015
info@vdmeijs.nl

Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van sollicitanten, uitzendkrachten/payroll-werknemers, stagiaires en werknemers

De persoonsgegevens die u aan van der Meijs verstrekt, worden verzameld en gebruikt omdat dit noodzakelijk is voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure of om een (eventuele) arbeidsovereenkomst of een andersoortige overeenkomst te sluiten en uit te voeren. Ook zijn bepaalde persoonsgegevens nodig voor de nakoming en uitvoering van bepalingen uit de voor ons bedrijf geldende CAO.

Daarnaast kunnen er een wettelijke verplichtingen bestaan om de persoonsgegevens te gebruiken en/of te verzamelen. Deze verplichtingen hebben bijvoorbeeld te maken met de vaststelling en verschuldigdheid van belastingen en premies voor werknemers. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan kunnen wij mogelijk geen sollicitatieprocedure met u doorlopen, een (eventuele) arbeidsovereenkomst of een andersoortige overeenkomst met u aangaan en uitvoeren of aan onze wettelijke verplichtingen voldoen.

Werknemers/stagiairs

Indien u (payroll-)werknemer of stagiair bent, dan gebruiken wij uw gegevens voor het opstellen, uitvoeren en beëindigen van de arbeids- of stageovereenkomst of de arbeidsrelatie. Hieronder wordt onder meer verstaan:
a) de behandeling van personeelszaken;
b) het vaststellen en uitbetalen van het salaris, vergoedingen en andere geldbedragen; en
c) het vaststellen en betalen van eventuele belastingen, premies en andere fiscale verplichtingen ten behoeve van u als werknemer of stagiair.

Sollicitanten

Indien u bij ons bedrijf solliciteert, dan gebruiken wij uw gegevens om met u te kunnen communiceren over het verloop van de sollicitatieprocedure, de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen.

Uitzendkracht

Bent u een uitzendkracht, dan zullen wij de gegevens die wij verkrijgen van het uitzendbureau gebruiken voor de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en voor de uitvoering van de uitzendovereenkomst.

Bewaarperiode persoonsgegevens

Sollicitatiegegevens zullen uiterlijk 4 weken na het eindigen van de sollicitatieprocedure worden verwijderd, tenzij u ons uitdrukkelijk (dus uit eigen schriftelijk initiatief) toestemming heeft gegeven om uw gegevens voor een periode van maximaal 1 jaar te bewaren.

De persoonsgegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, worden gedurende een periode van 7 jaar, nadat u uit dienst bent getreden, bewaard. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs worden tot 5 jaar na het einde van uw dienstverband bewaard. Deze bewaartermijnen hangen samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting.

Voor andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie (zoals functioneringsverslagen, getuigschriften etc.) wordt een bewaartermijn van uiterlijk 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd, gehanteerd. Dit geldt niet, indien blijkt dat bepaalde persoonsgegevens voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke (bewaar)plicht of als sprake is van een arbeidsconflict of rechtszaak.

Doorgifte aan derden

Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen. Deze andere partijen kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren of partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de (uitvoering van de) arbeidsovereenkomst. Het gaat om de volgende partijen:

• de Belastingdienst;
• het UWV;
• onze arbodienst/bedrijfsarts;
• de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
• het Pensioenfonds;
• de leasemaatschappij;
• de verzuimverzekeraar;
• onze accountant/boekhouder/salarisadministrateur;
• aannemer, (BSN vermelding op mandagenstaten),

Soms zal het verstrekken van de persoonsgegevens aan een ander noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de wet, zoals het geval is bij doorgifte aan de Belastingdienst, het UWV, de arbodienst/bedrijfsarts, het Pensioenfonds en de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

In andere gevallen is de doorgifte noodzakelijk om de (arbeids)overeenkomst met u te kunnen uitvoeren. Bij verstrekking van uw gegevens aan onze verzuimverzekeraar hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk dat wij daardoor aanspraak kunnen maken op een verzekeringsuitkering.

Daarnaast zijn er partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals de accountant/boekhouder/salarisadministrateur. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en expertise die onze accountant/boekhouder/salarisadministrateur bezit.

Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze personeels- en loonadministratie, waar uw persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze serverprovider verstrekt. Daarnaast maken wij gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben bij deze twee doorgiften een gerechtvaardigd

belang, omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.

Uw rechten

U heeft het recht om:

– uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien en/of te verkrijgen.
– uw eigen persoonsgegevens te (laten) wijzigen indien daarin onjuistheden staan
– uw eigen persoonsgegevens te (laten) wissen of het gebruik daarvan laten beperken
– uw eigen persoonsgegevens door ons aan een ander over te dragen.

Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens. Indien u van mening bent dat wij onjuist omgaan met uw persoonsgegevens dan kunt u hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (dat is de toezichthouder).

U kunt de hierboven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Zo kan het zijn dat wij uw verzoek niet kunnen honoreren, omdat wij een wettelijke verplichting moeten nakomen.

Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot: van der Meijs, t.a.v. Irma van den Brand, Raam 18, 5422 WX te Gemert. Telefoonnummer 0800-5500015. Emailadres info@vdmeijs.nl. Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Deze privacyverklaring is ingegaan per 25 mei 2018. Van der Meijs behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat, zal van der Meijs u daar van op de hoogte brengen. Als het gaat om een nieuw doel voor dezelfde gegevens zal van der Meijs u de mogelijkheid geven daar bezwaar tegen te maken.